La documentazione proveniente dalla mandante deve essere conservata per tutto il periodo del mandato.

Troppo spesso nel corso dell’esecuzione di un mandato, l’azienda non ottempera alle norme regolatrici dettate dal Codice Civile e dagli A.E.C. Spesso la mancata consegna della documentazione relativa all’attività svolta dall’agente (estratti conto,copie fatture etc.), può apparire quale mera dimenticanza o essere addebitata ad una gestione non ordinata dell’azienda.

In realtà tali mancanze possono arrecare all’agente gravi pregiudizi, non tanto nella fase di esecuzione del mandato, quanto più nella fase in cui, terminato il rapporto, l’azienda deve liquidare le indennità dovute.

E’ opportuno ricordare che l’art. 1749 del Codice Civile stabilisce espressamente che: “Il Preponente nei rapporti con l’Agente deve agire con lealtà e buona fede. Egli deve mettere a disposizione dell’Agente la documentazione necessaria relativa ai beni o servizi trattati e fornire all’agente le informazioni necessarie all’esecuzione del contratto: in particolare avvertire l’agente, entro un termine ragionevole, non appena preveda che il volume delle operazioni commerciali sarà notevolmente inferiore a quello che l’agente avrebbe potuto normalmente attendersi. Il Preponente deve, inoltre, informare l’agente entro un termine ragionevole, dell’accettazione o del rifiuto e della mancata esecuzione di un affare procuratogli.
Il Preponente consegna all’Agente un estratto conto delle provvigioni dovute al più tardi l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel corso del quale esse sono maturate. L’estratto conto indica gli elementi essenziali in base ai quali è effettuato il calcolo delle provvigioni. Entro il medesimo termine le provvigioni liquidate devono essere effettivamente pagate all’agente. L’Agente ha diritto di esigere che gli siano fornite tutte le informazioni per verificare l’importo delle provvigioni liquidate ed in particolare un estratto dei libri contabili. E’ nullo ogni patto contrario al presente articolo”.

Tali disposizioni - che trovano conferma anche negli A.E.C. - costituiscono l’applicazione di un più generale principio di correttezza e buona fede nell’esecuzione del contratto che viene imposta alle mandanti. In particolare, è interessante analizzare con attenzione la seconda parte del primo comma del citato articolo.

Detta norma, infatti, prevede l’obbligo a carico della mandante di informare il proprio agente “entro un termine ragionevole, non appena preveda che il volume delle operazioni commerciali sarà notevolmente inferiore rispetto a quello che l’agente avrebbe normalmente potuto attendersi” (per gli AEC l’obbligo di detta informazione deve avvenire “senza indugio”).

Pertanto, si può tranquillamente affermare che pretendere dalla propria mandante comunicazioni scritte in ordine alle politiche commerciali – laddove si verifichino mutamenti “importanti” delle stesse - è strumento di autotutela di fondamentale importanza al momento dell’insorgere di un contenzioso.

In ogni caso, il documento proveniente dalla mandante che assume un’importanza fondamentale per l’agente risulta essere l’estratto conto provvigionale. L’estratto conto, infatti, è lo strumento necessario, da un lato per verificare la corretta e puntuale liquidazione delle provvigioni (che, lo si ricorda, è un obbligo per le case mandanti..), e dall’altro per poter correttamente conteggiare (unitamente alle fatture emesse, agli ordini, etc.) le indennità di fine rapporto. L’estratto conto, tra l’altro, può risultare un ottimo mezzo per verificare, altresì, l’eventuale esistenza dei presupposti per ottenere l’indennità ex art. 1751 c.c. essendo da esso desumibile tanto l’aumento del fatturato, quanto l’eventuale acquisizione di clienti nuovi.

Come si è detto le mandanti sono tenute ad inviare l’estratto conto entro l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel corso del quale sono maturate ed analogamente statuiscono gli AEC, per i quali “entro 30 giorni dalla scadenza del trimestre considerato, le ditte invieranno all’agente o rappresentante il conto delle provvigioni nonchè il relativo importo, con l’adempimento delle formalità richieste dalle vigenti norme fiscali”.

Detti termini, peraltro, sono improrogabili e non possono essere aumentati dalle parti in quanto dall’ultimo comma dell’art. 1749 c.c., si desume il carattere inderogabile di dette disposizioni. La norma in esame, inoltre, stabilisce che l’agente ha diritto di “esigere che gli siano fornite tutte le informazioni necessarie per verificare l’importo delle provvigioni liquidate ed in particolare un estratto dei libri contabili. Detta disposizione assume una rilevanza fondamentale, dal momento che la stessa costituisce il presupposto - in sede di contenzioso giudiziale – per richiedere al Giudice l’esibizione dei libri contabili, ove l’azienda non abbia ottemperato agli obblighi imposti.

Se, come detto, le norme di legge impongono alle ditte un costante obbligo di informazione e di invio di documentazione, è di fondamentale importanza che sia l’agente– ove possibile –a pretendere il puntuale invio della predetta documentazione da parte dell’azienda. L’agente deve, in ogni caso, conservare accuratamente tutta la documentazione relativa al mandato (estratti conto, ordini, comunicazioni da parte dell’azienda, etc.) ed operare periodici controlli sulla regolarità di detti documenti.

A tal fine sarà utile utilizzare e compilare - per ogni mandato - lo schema riepilogativo che è stato predisposto proprio al fine di agevolare il lavoro degli agenti. Detto prospetto potrà diventare tra l’altro, (unitamente ai documenti conservati), un utile strumento per calcolare l’eventuale incremento di fatturato e clientela, presupposto fondamentale quest’ultimo per il riconoscimento dell’indennità ex art. 1751 c.c.

Fonte Centro Giuridico Nazionale Usarci

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